Verwendung der E-Mail-Verschlüsselung bei sensiblen Daten

Sehr geehrte Bewerber*in, Bewohner*in, Angehörige, Klient*in oder Geschäftspartner*in,

zur schnellen und flexiblen Kommunikation können Sie uns Informationen gerne per E-Mail zusenden. Dabei ist uns der Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr wichtig. Deshalb bitten wir Sie, uns sensible Daten ausschließlich verschlüsselt über den Dienst REDDCRYPT zu senden.

Reddcrypt ist mit einem eigenen Reddcrypt-Konto (mit Registrierung/senden und empfangen) und alternativ ohne eigenes Reddcrypt Konto (nur empfangen/immer mit Passwort) möglich. Die Registrierung ist für Sie kostenfrei. Außerdem ist der Service DSGVO-konform.

Bitte senden Sie die verschlüsselten E-Mails über REDDCRYPT an Ihre Ansprechperson beim Caritasverband für den Rhein-Neckar-Kreis: v.nachname@caritas-rhein-neckar.de

Wie genau die Verschlüsselung funktioniert und warum man E-Mails verschlüsseln sollte, erläutern wir Ihnen im Folgenden:

Warum sollte man seine E-Mails verschlüsseln?

Vielleicht kennen Sie den Spruch „E-Mails sind wie Postkarten“. Damit ist gemeint, dass E-Mails durch Dritte mitgelesen werden können, weil sie nicht sonderlich gut geschützt sind. Genau so wie eine Postkarte ohne Briefumschlag.

Das ist bei Urlaubsgrüßen meistens auch nicht weiter schlimm. Aber wie sieht es aus, wenn es um Verträge, Arztbriefe oder eine Kopie der Geburtsurkunde Ihres Kindes geht? Dies sind nur einige Beispiele, auch Kreditkartennummern oder Gehaltsabrechnungen sollten nicht unverschlüsselt per E-Mail versendet werden. Aus diesem Grund möchten wir Sie bitten, uns sensible Informationen ausschließlich verschlüsselt zu senden – zum Schutz Ihrer Daten.

Sollten Sie sich aus eigenem Antrieb dazu entscheiden, uns unaufgefordert sensible, personenbezogene Nachrichten über Messenger-Dienste (z. B. Whatsapp, Skype…) oder E-Mail zukommen zu lassen, geschieht dies auf Ihre eigene Verantwortung. Wir haften nicht für evtl. daraus entstehende Datenschutzverletzungen.

Warum REDDCRYPT?

Wir haben uns viele Lösungen angeschaut und geprüft, wie wir Ihnen eine möglichst einfache Art der verschlüsselten Übermittlung von Informationen anbieten können. Die meisten Lösungen sind allerdings sehr kompliziert und setzen ein enormes Verständnis von IT voraus, um sogenannte Zertifikate zu erstellen.

Bei REDDCRYPT werden ebenfalls sichere Zertifikate verwendet. Diese werden allerdings automatisiert erstellt, ohne dass Sie etwas tun müssen. Für Sie als Anwender*in kann REDDCRYPT ebenso einfach bedient werden wie ein weiteres E-Mail-Postfach, vergleichbar mit gmx.de oder web.de.

So registrieren Sie sich kostenfrei bei REDDCRYPT

Unter https://app.reddcrypt.com haben Sie die Möglichkeit, sich ein kostenfreies Konto zu erstellen.

Bitte klicken Sie hierfür auf die graue Schaltfläche „Ein neues Konto erstellen“ und tragen anschließend Ihre E-Mail-Adresse ein, die Sie für REDDCRYPT verwenden möchten.

Um Missbrauch zu verhindern, erhalten Sie nun einen PIN-Code an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Bitte tragen Sie diesen PIN in das Feld ein und bestätigen damit, dass Sie der Inhaber der E-Mail-Adresse sind. Nun vergeben Sie noch ein persönliches Passwort und die Erstellung Ihres Kontos ist abgeschlossen.

So können Sie uns schreiben

Nach dem Abschluss der Registrierung werden Sie sofort zu Ihrem Posteingang weitergeleitet. Um uns eine E-Mail zu schreiben, klicken Sie bitte oben rechts auf den Button „Neue E-Mail“. Es erscheint ein E-Mail-Fenster, wie Sie es von Ihrem E-Mail-Anbieter vermutlich auch kennen.

Als Empfänger geben Sie bitte die E-Mail-Adresse Ihrer Ansprechperson bei unserem Caritasverband an und schreiben uns Ihr Anliegen. Wenn Sie uns sensible Dokumente übermitteln möchten, klicken Sie bitte oben links auf den Button „Anhang hinzufügen“ und wählen Ihren Anhang aus.

Anschließend können Sie die E-Mail an uns senden, in dem Sie oben links auf den roten Button „Senden“ klicken.

So greifen Sie auf E-Mails zu, die wir Ihnen schicken

Wenn wir Ihnen schreiben, bekommen Sie an Ihre E-Mail-Adresse eine E-Mail von REDDCRYPT. In dieser E-Mail steht die Information, dass wir Ihnen eine verschlüsselte E-Mail gesendet haben. Um diese lesen zu können, loggen Sie sich bitte mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem erstellten Passwort unter https://app.reddcrypt.com ein.

Nach dem Login sehen Sie wieder Ihren Posteingang und können die E-Mail lesen. Selbstverständlich können Sie uns darauf erneut antworten und die gesamte Kommunikation zwischen Ihnen und uns ist vertraulich gesichert.

Alternativ können Sie auch ohne Registrierung und Reddcrypt-Account mit einem Einmal-Passwort, welches wir Ihnen zuvor mitteilen, auf Ihre E-Mails zugreifen. Dies erfordert jedoch bei jedem Vorgang die neue Zuordnung eines einmaligen Passwortes.

Haben Sie Fragen?

Haben Sie Fragen zu REDDCRYPT oder zur Übermittlung von sensiblen Informationen? Gerne stehen wir Ihnen auch telefonisch unter 06202 9314-17 (Katrin Leidinger, Stabsstelle Qualitätsmanagement, Arbeits- und Datenschutz) zur Verfügung.

Kontakt

Katrin Leidinger
Stabsstelle Qualitätsmanagement,
Arbeits- und Datenschutz
06202 9314-17
k.leidinger@caritas-rhein-neckar.de

Caritasverband für den
Rhein-Neckar-Kreis e.V.
Carl-Benz-Str. 3
68723 Schwetzingen
www.caritas-rhein-neckar.de